email commerciale inglese

Rispondere a una lettera commerciale in inglese: ecco come si fa

Timore, ansia, panico? Devi rispondere ad una lettera commerciale in inglese e non sai come si fa? Non preoccuparti, te lo spieghiamo noi!

Moltissime persone che parlano in maniera fluente l’inglese,  hanno il timore che la loro scrittura non sia abbastanza sviluppata per il ‘business writing’. Si sbagliano.

Come si scrive una lettera commerciale inglese?

Scrivere una lettera commerciale inglese è più facile di quanto ti possa sembrare, perché richiede l’impiego di frasi corte e dirette e di vocaboli semplici e chiari. Vediamo, passo dopo passo, cosa devi fare!

scrivere una mail in inglese commerciale

#1. I saluti iniziali

Per prima cosa, accertati di aver scritto correttamente il cognome del destinatario della tua lettera commerciale e utilizza l’appellativo Ms. per le donne e Mr. per gli uomini. Se sei certo che la donna sia sposata, fai precedere il suo cognome da Mrs. Puoi utilizzare il nome della persona a cui ti rivolgi se la lettera è meno formale oppure se la corrispondenza è reiterata nel tempo. Se non conosci il nome della persona a cui ti stai rivolgendo, utilizza la formula To Whom It May Concern. Dopo i saluti è buona norma apporre una virgola, ma è anche possibile non utilizzare nessuna punteggiatura. Esempi di saluti iniziali sono:

  • Dear Mr. Mackenzie
  • Dear Mrs. Powell
  • Dear Frederich Hanson
  • Dear Editor-in-Chief
  • Dear Sir
  • Dear Madam
  • Gentlemen

#2. Il primo paragrafo

Di solito in una lettera commerciale inglese ai saluti segue un augurio amichevole diretto al destinatario. Esempi di frasi di auguri sono:

  • I hope you are enjoyng a fine summer
  • Thank you for your kind letter of December 6th
  • I appreciate your patience in waiting for a response

Subito dopo devi specificare l’obiettivo principale della tua mail in una o due frasi. Non eccedere nella lunghezza. Esempi:

  • I’m writing to enquire about…
  • We’d like to invite you to…
  • I’m interested in the…

#3. Il secondo e terzo paragrafo

Usa brevi periodi per entrare nei dettagli dell’argomento principale. Impiega il numero di frasi di cui hai realmente bisogno e non più del necessario. Se devi introdurre un argomento delicato, come rifiutare un’offerta o informare un dipendente di un periodo di sospensione, fallo nel secondo paragrafo, non in quello di apertura e utilizza formule come:

  • We regret to inform you…
  • It is with great sadness that we…
  • After careful consideration we have decided…

#4. Il paragrafo finale

Nel paragrafo finale devi comunicare le tue richieste, i promemoria e le note. Se credi che sia necessario, puoi includere anche le tue informazioni di contatto. Di seguito trovi alcuni esempi di chiusura di una lettera commerciale inglese:

  • I look forward to…
  • Please respond at your earliest convenience
  • For futher details…
  • Enclosed you will find…
  • Thank you for thanking this into consideration

#5. La chiusura

Ci sono diversi modi per concludere una lettera commerciale inglese. Di solito, la tua firma è preceduta da una virgola, ma puoi anche ometterla. Esempi di chiusura di una business mail inglese:

  • Yours truly
  • Sincerely
  • All the best
  • Best of luck
  • Best wishes
  • Thank you

business english Catania

Alcuni consigli

Usa un tono conversazionale, poni domande dirette, parla di te in prima persona (utilizza I), prediligi would a willnon ripetere frasi già scritte, non scrivere in modo vago e non utilizzare la forma contratta dei verbi. E ancora, termina la lettera commerciale con un ringraziamento (Thank you…) e non dimenticare mai di inserire la data prima del saluto iniziale o dopo la firma finale. In molti paesi è utilizzata la formula Giorno-Mese-Anno, ma per evitare confusioni prediligi la tipica formula December 6th, 2015. Dopo la firma scrivi il tuo indirizzo o quello della tua azienda.

Business English: ecco come impararlo

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