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Scrivere una mail in inglese: ecco come si fa

Scrivere una mail è diventata un’operazione ordinaria. Ogni giorno vengono mandate miliardi di mail in tutto il globo. Tu quante mail scrivi? E quante in inglese? Oggi ti darò alcuni suggerimenti su come scrivere una mail in inglese. Come ben saprai, la mail generalmente è più concisa di una lettera, viene spesso scritta velocemente, in risposta ad una richiesta o una domanda e, pertanto, dovrebbe contenere poche righe. Le essenziali. L’inglese informale, le abbreviazioni e l’assenza delle “salutations” – che abbiamo già affrontato in questo post sulla lettera commerciale in inglese – rappresentano la prassi quando dovrai scrivere una mail in inglese. Una mail in inglese dovrebbe contenere i seguenti elementi:

  • Subject line — Oggetto della mail
  • Salutation — Saluto
  • Reason for writing — Motivo della mail
  • Main point – Punto focale
  • Closing – Chiusura della mail

Come scrivere una mail perfetta

scrivere una email correttamente in inglese

#1. Utilizza un oggetto che descriva Descrivi di cosa tratterà la mail in poche ed efficaci parole. Non scrivere “Urgent“, scrivi piuttosto “Meeting at 10am about pay rise“. Utilizza un oggetto diverso ogniqualvolta risponderai ad una mail. Questo eviterà i fastidiosi R: , R:R: Fai attenzione a non compilare l’oggetto della tua mail in inglese con “Hi” o “Hello“. Viene considerato spam da molti provider.

#2. Sii conciso Parla di una cosa alla volta. Una mail diversa per ogni questione, informazione, domanda ecc. Se riuscirai a scrivere un “subject line” efficace, sarà più semplice per il tuo lettore comprendere, fin da subito, il contenuto della tua mail.

#3. Scrivi in maniera semplice, diretta e, soprattutto, British Questa operazione è fondamentale se il destinatario della tua mail non conosce bene l’inglese. Ecco alcuni consigli per esprimersi in un inglese semplice:

  • Prediligi la forma attiva a quella passiva
  • Scrivi frasi brevi, piuttosto che un periodo ricco di incisi e di difficile lettura e comprensione
  • Non utilizzare parole complesse. Nessun termine tecnico se non strettamente necessario: il tuo interlocutore non è detto che abbia le tue stesse competenze e conoscenze

#4. Devi essere sicuro che il destinatario sappia cosa fare dopo Aiuta il destinatario della tua mail ad “agire”. Ad esempio, se cerchi informazioni riguardo qualcosa, scrivi “Please can you find me…” anziché un meno chiaro “I’m going to need…“. Insomma, chiedi e ti sarà dato… si spera. 😉

#5. Non inviare allegati troppo pesanti Se possibile, comprimi sempre i tuoi allegati in formato .zip. Se puoi inviare eventuali informazioni richieste o file importanti in altro modo, fallo. Sfrutta strumenti gratuiti come Google Drive o Dropbox.

#6. Fai attenzione a cosa scrivi Mantieni sempre un tono educato, pacato e neutro. Ricorda che il tuo destinatario potrebbe girare la tua mail ad altre persone, quindi cerca di scrivere ciò che vuoi che venga letto. Niente gossip, commenti personali o informazioni confidenziali. Persino il tipico humour sarcastico inglese è sconsigliato. Se stai scrivendo una mail commerciale, evita anche emoticon e “faccine” varie. Riduci all’osso i punti esclamativi.

#7. Controlla la tua mail prima di inviarla Rileggi sempre prima di inviare una mail e poniti tre domande:

  1. È tutto chiaro?
  2. Il mio lettore saprà come agire?
  3. Ho mantenuto un tono adatto?

Come iniziare una mail in inglese: salutation

Esistono diversi modi per iniziare una mail. Solitamente puoi copia-incollare i saluti del mittente, ma se non sei tu il destinatario, ecco alcune “salutation“:

  • per amici e colleghi puoi utilizzare un tono informale. “Hi” o “Hello + first name
  • per i conoscenti, invece, “Dear Mr Smith” o “Dear Ms Smith” (da preferire sia a Mrs che a Miss)
  • per le mail formali, se non conosci il nome della persona, puoi utilizzare “Dear Sir“, “Dear Madam” o “Dear Sir / Madam
  • per i gruppi di persone utilizza un nome collettivo “Dear customers“, “Dear partners“, “Dear colleagues“, “Dear All“, “Hello everyone
  • per mail destinate ai tuoi superiori utilizza “Dear Managers“, “Dear Directors“, “Dear Board members

Lo sapevi che: se giornalmente scambi parecchie mail con le stesse persone, puoi non inserire alcun tipo di “greetings” (o salutation che dir si voglia)

Lo start è fondamentale

email-in-inglese-first-sentence 2

La prima frase deve dire al tuo interlocutore di cosa tratterà la mail. Ecco alcuni esempi:

1. Rispondere ad una precedente mail Thanks for the information. Thanks for your phone call. Thanks for getting me the figures.

2.  Brevi aggiornamenti   Just a quick note to tell you… Just a quick note to let you know… Just to update you on…

3. In riferimento ad un allegato Take a look at the attached file. Have a quick look at the file I’ve attached about… Thought you might find the attached interesting.

4. Cambio di programma Sorry, but I can’t make the meeting tomorrow. Sorry, but I won’t be able to meet you next week. Sorry, but something has come up and I can’t meet you for lunch. La tua “first sentence” dovrebbe affrontare un solo argomento. Se hai la necessità di discutere riguardo diverse questioni, utilizza un paragrafo per ogni punto della tua mail. Dai anche uno spazio tra un paragrafo e l’altro. Aiuterà il tuo destinatario a comprendere meglio e a rispondere, eventualmente, punto per punto.

Esempio di mail in inglese

Eccoti un esempio di email in inglese.

Dear Steve (salutation), This is a reminder of your appointment on Thursday, July 22nd at 9:30am with Dr. Sam Smith. Please call us at ______ if you are unable to attend (first sentence). See  you on Thursday. Thank you (closing)!

Mail in inglese: conclusioni

Ti ho dato alcune dritte su come scrivere una mail in inglese. Con un po’ di pratica, sarà un gioco da ragazzi scrivere mail commerciali e mail informali. Potrai rispondere a colleghi, clienti e datori di lavoro o augurare il Natale (manca ancora parecchio, I know) ad amici e parenti. Per qualsiasi domanda inerente la stesura di una mail in inglese, scrivimi nei commenti. Sarò lieto di risponderti e chiarire ogni tuo dubbio.

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